Benutzerhandbuch

v.01/2024

Nachrichten Nachrichten Kalender Kalender Kontakte Kontakte Dokumente Dokumente Instant Messaging IM SMS SMS Fax Fax Gruppen Gruppen

Allgemein

  1. Wozu dienen Gruppen?
    Gruppen ermöglichen den Datenaustausch mit anderen Anwendern. Mit Gruppen schöpfen Sie das volle Potential von ContactOffice aus.

    Der Austausch erfolgt über zwei Wege:

    • Jede Gruppe verfügt über ihren eigenen Arbeitsbereich: Gruppendokumente, Gruppenkalender, etc. Alle Gruppenmitglieder können auf diesen Bereich zugreifen.
    • Ihre persönlichen Daten können mit den Gruppen ausgetauscht werden.
    Die Zugehörigkeit zu einer Gruppe hat die folgenden Konsequenzen:
    • Sie können die belegten Termine (nicht die Termindetails) in den Kalendern der Gruppenmitglieder aufrufen
    • Sie können über Instant Messaging (soweit verfügbar) mit Gruppenmitgliedern chatten und überprüfen, ob sie gerade online sind.
    • Sie können Dokumente in den Eingangsordner der Gruppenmitglieder schicken.
    • Die folgenden Daten aus Ihren persönlichen Daten werden den anderen Gruppenmitgliedern angezeigt: Nachname, Vorname, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Foto
    Natürlich erhalten die anderen Mitglieder dieselben Privilegien.
  2. Tipps für das Erstellen einer Gruppe
    Es ist wichtig, dass die Gruppen sinnvoll zusammengestellt werden und die Personen enthalten, mit denen Sie Informationen austauschen wollen. Es ist besser, mehrere kleine Gruppen mit einer einfachen Struktur für den Austausch (Zugriffsrechte sind für alle Gruppenmitglieder identisch) zu erstellen, als eine große Gruppe mit komplizierten Zugriffsrechten (jedes Gruppenmitglied hat verschiedene Zugriffsrechte).
  3. Einfaches Gruppenbeispiel
    Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern: 1 Geschäftsführer, 1 Sekretärin, 3 Vertriebsmitarbeiter und 5 Arbeiter in der Produktion.
    • Eine Gruppe für alle 10 Personen. In diese Gruppe gehören Informationen, die für alle nützlich sind. Jeder ist dann zum Beispiel in der Lage, zu überprüfen, welche Termine in den persönlichen Kalendern bereits belegt sind. Dazu werden zusätzliche Zugriffsrechte in den persönlichen Kalendern gewährt, so dass beispielsweise die Sekretärin den Kalender des Geschäftsführers komplett verwalten kann (Termindetails aufrufen, Termine hinzufügen, bearbeiten und löschen).
    • Eine Vertriebsgruppe mit dem Geschäftsführer als Administrator. Mitglieder der Gruppe sind die 3 Vertriebsmitarbeiter und die Sekretärin.
    • Eine Produktionsgruppe mit dem Geschäftsführer als Administrator. Mitglieder sind die 5 Arbeiter in der Produktion und die Sekretärin.
    • Eine Gruppe für den Direktor und die Sekretärin: Sie enthält vertrauliche Daten.
    Zusätzliche Gruppen können jederzeit für den Fall eingerichtet werden, dass andere Gruppenstrukturen notwendig sind.
  4. Zugriff auf die Gruppendaten
    Wählen Sie den Gruppennamen in der Kontextauswahl, dessen Voreinstellung "Persönlich" ist.
  5. Gruppen und Gruppenbeitritt
    Jedes Gruppenmitglied hat einen persönlichen Benutzernamen und ein persönliches Abonnement. Im Gruppenkontext sind die Abonnements der einzelnen Mitglieder nicht wichtig: Alle Abonnements ermöglichen es Ihnen, Mitglied einer Gruppe zu werden und alle Gruppenmitglieder können verschiedene Abonnements haben. Die Zugehörigkeit zu einer Gruppe ändert das Abonnement einer Person nicht: es bleibt unverändert.

Gruppen, die Sie verwalten

  1. Definition
    Der Gruppenadministrator ist die Person, die die Gruppe verwaltet. Wenn Sie eine Gruppe gründen, sind Sie automatisch der Administrator dieser Gruppe.

    Der Administrator ist der einzige, der Inhalte in den Tools der Gruppe (Kalender, Dokumente usw.) hinzufügen, bearbeiten oder löschen kann, er kann allerdings diese Rechte auf bestimmte oder alle Gruppenmitglieder übertragen.

    Der Administrator der Gruppe ist nicht autorisiert, die Gruppe zu verlassen, ohne vorher einen neuen Administrator ausgewählt zu haben.

  2. Eine Gruppe erstellen
    Schritt 1: Die Gruppe einrichten
    1. Im Menü Neu wählen Sie Gruppe.
    2. Legen Sie einen eindeutigen Gruppennamen fest. Dieser Name muss wirklich eindeutig sein.
    3. Sie können dann eine Beschreibung eingeben, die alle Gruppenmitglieder über den Zweck und/oder die Inhalte der Gruppe informiert.
    4. Wählen Sie, ob Sie die Gruppe im Gruppenverzeichnis veröffentlichen möchten. Standardmäßig wird die Gruppe nicht veröffentlicht.
    5. Wählen Sie, ob Sie die Gruppenmitgliederliste veröffentlichen möchten. Dies macht aber nur dann Sinn, wenn auch die Gruppe selbst veröffentlicht wurde.
    6. Wählen Sie, ob Sie die Gruppe eröffnen möchten. Dies macht aber nur dann Sinn, wenn die Gruppe veröffentlicht wurde. In diesem Fall kann nun jeder ein Gruppenmitglied werden.
    7. Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppe einzurichten.
    Sie sind noch nicht ganz fertig, denn an diesem Punkt hat Ihre Gruppe noch keine Mitglieder und keine Inhalte.

    Schritt 2: Mitglieder einladen

    1. Klicken Sie auf Einladen oder wählen Sie Einladen in den Gruppen- Aktionen.
    2. Wählen Sie Mitglieder aus den Kontakten: existierende Gruppenmitglieder, persönliche Kontakte oder Gruppenkontakte.
      Wenn die zukünftigen Gruppenmitglieder nicht in den Kontakten erscheinen, klicken Sie auf den E-Mail Tab, geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Sprache. Klicken Sie auf Hinzufügen wenn Sie mehrere Personen einladen möchten.
    3. Die Mitglieder erhalten dann eine Einladungs-E-Mail. Sie müssen die Einladung dann annehmen, um der Gruppe beitreten zu können.
    4. Personen, die die Einladung angenommen haben, erscheinen unter dem Mitglieder Tab.
      Um Personen, die auf die Einladung bisher noch nicht reagiert haben, eine Erinnerung zu schicken, klicken Sie auf den Offene Einladungen Tab, rufen Sie die Aktionen der betreffenden Person aus und wählen Sie Erneut senden.
    Schritt 3: Inhalte und Zugriffsrechte
    Mit dem Einrichten der Gruppe wurden auch die entsprechenden Gruppentools eingerichtet: Die Gruppe hat nun ihr eigenes Dokumentenarchiv, einen eigenen Kalender, etc.
    Als Gruppen-Administrator sind Sie der einzige, dem es zu diesem Zeitpunkt erlaubt ist, Inhalte in den Gruppentools hinzuzufügen.
    1. Falls möglich, erstellen Sie nun in jedem Tool eine entsprechende Ordnerstruktur und vergeben Sie entsprechend Ihrer Anforderungen die Zugriffsrechte. Sie finden detaillierte Hilfe zum Thema Zugriffsrechte in den Hilfefunktionen der entsprechenden Tools.
    2. Fügen Sie nun Ihre eigenen Inhalte in der Gruppe hinzu.
  3. Eine Gruppe bearbeiten
    Der Administrator kann die Gruppeneinstellungen außer den Gruppennamen bearbeiten.

    Rufen Sie die Aktionen der Gruppe im linken Teil des Bildschirms auf und wählen Sie Details.

  4. Mitglieder hinzufügen
    Die Vorgehensweise, die im Abschnitt "Eine Gruppe einrichten" beschrieben wurde, kann jederzeit verwendet werden.
  5. Mitglieder entfernen
    Wenn ein Mitglied aus der Gruppe entfernt wurde, hat es keinen Zugriff mehr auf die Gruppentools. Die Inhalte, die es in der Gruppe hinzugefügt hat, bleiben allerdings für alle anderen Gruppenmitglieder weiter verfügbar.

    Öffnen Sie in der Mitgliederliste die Mitglieder Aktionen und wählen Sie Entfernen.

    Wenn sie alle Mitglieder auf einmal entfernen möchten, öffnen Sie die Gruppen-Aktionen und wählen Sie Alle Mitglieder entfernen.

  6. Eine Gruppe löschen
    Achtung: Das Löschen der Gruppe löscht auch alle Inhalte in den Gruppen-Tools.

    Sie können die Gruppe erst löschen, wenn Sie alle Gruppenmitglieder entfernt haben.

  7. Gruppenkapazitäten
    Genauso wie einem persönlichen Arbeitsplatz stehen auch einem Gruppenarbeitsplatz entsprechende Kapazitäten (z.B. GB Speicherkapazität für Dokumente) zur Verfügung. Diese Kapazitäten werden durch das Abonnement des Gruppenadministrators festgelegt. Aus diesem Grund verfügt der Gruppenadministrator normalerweise über das höchste Abonnement.

    Beispiel: Ein Abonnement hat eine Kapazität von 10 GB für Dokumente.

    • Der Administrator verfügt über 10 GB für seine eigenen persönlichen Dokumente.
    • Jede vom Administrator gegründete Gruppe hat ebenfalls eine Kapazität von 10 GB für Dokumente. Mit anderen Worten, die von allen Mitgliedern innerhalb der Gruppe (inkl. Administrator) gespeicherten Dokumente dürfen 10 GB nicht überschreiten.
    • Falls das Abonnement das Einrichten von drei Gruppen zulässt, beträgt die Gesamtkapazität für die Dokumente 40 GB: 10 GB für jede Gruppe und 10 GB für persönliche Dokumente des Administrators.
    Die Kapazitäten der persönlichen Arbeitsplätze der Mitglieder werden durch ihre eigenen Abonnements festgelegt.
  8. Voraussetzungen für das Einrichten einer Gruppe
    Die maximale Anzahl an Gruppen, die Sie einrichten können, wird von Ihrem Abonnement festgelegt.
  9. Maximale Mitgliederanzahl
    Jede Gruppe verfügt über eine maximale Anzahl von Mitgliedern. Diese ist festgelegt durch das Abonnement des Administrators.
  10. Anzahl der Administratoren
    Eine Gruppe hat zur selben Zeit immer nur einen Administrator.
  11. Den Administrator wechseln
    Der jetzige Administrator kann zurücktreten, indem er einen neuen Administrator aus den Gruppenmitgliedern aussucht. Gehen Sie dazu zur Liste der Gruppenmitglieder und klicken Sie auf Wird Administrator.

    Bitte beachten Sie: Da die Gruppenkapazitäten (Gruppenanzahl, Anzahl der Mitglieder und Kapazitäten für die Objekte der Gruppe) durch das Abonnement ihres Administrators festgelegt werden, stellen Sie sicher, dass der neue Administrator über ein Abonnement mit ausreichend Kapazitäten verfügt.

Gruppendaten

  1. Zugriffsrechte in Gruppentools
    Der Gruppenadministrator, unterstützt durch seine optional eingerichteten Co-Administratoren, entscheidet, wer Inhalte in der Gruppe hinzufügt und/oder löscht. Standardmäßig können nur der Gruppenadministrator und die Co-Administratoren Inhalte hinzufügen und löschen.

    Ein Gruppenmitglied, das Inhalte in der Gruppe hinzufügt, entscheidet auch, wer diese Inhalte bearbeiten darf. Standardmäßig darf nur das Mitglied selbst dies tun. Aus diesem Grund kann es sein, dass selbst Gruppenadministratoren nicht immer Inhalte bearbeiten können, die von einem Mitglied hinzugefügt wurden. Sie dürfen diese Inhalte allerdings immer löschen.

  2. Das Kästchen "Alle Gruppenmitglieder"
    Falls Sie das Kästchen: "Alle Mitglieder von (Gruppenname)" wählen (nachdem Sie auf Zugriff geklickt haben), dann haben die später beigetretenen Mitglieder dieselben Rechte wie die jetzigen Mitglieder.

Co-Administratoren

  1. Definition
    Der Gruppenadministrator kann einen oder mehrere Co-Administratoren hinzufügen, die ihm beim Gruppenmanagement helfen. So kann beispielsweise ein Abteilungsleiter, der Gruppenadministrator ist, seine Sekretärin als Co-Administrator hinzufügen, damit sie ihm beim Vergeben der Zugriffsrechte in den einzelnen Tools unterstützen kann.

    Ein Co-Administrator einer Gruppe kann:

    • Inhalte auf dem gesamten Gruppenarbeitsplatz hinzufügen und löschen: Kalender, alle Ordner innerhalb des Dokumententools, etc.
    • die Zugriffsrechte auf Tool-Ebene (z.B. Kalender) oder Ordner-Ebene (z.B. Dokumententool) ändern
    Er kann aber keine weiteren Aktionen durchführen, die das Privileg des Gruppenadministrators bleiben: die Gruppeneinstellungen ändern, etc. Darüber hinaus kann er auch keine Co-Administratoren der Gruppe ergänzen oder löschen.
  2. Einen Co-Administrator hinzufügen
    Gehen Sie zum Gruppentool, wählen Sie die Gruppe in der Ordnerstruktur und klicken Sei im der rechten Mautaste darauf, um die Registerkarte Zugriff zu öffnen. Klicken Sie dann das Kästchen in der Gruppe verwalten-Spalte an.
  3. Einen Co-Administrator löschen
    Gehen Sie zum Gruppentool, wählen Sie die Gruppe in der Ordnerstruktur und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um die Registerkarte Zugriff auszuwählen. Löschen Sie dann das Kreuz aus dem Kästchen in der Gruppe verwalten-Spalte. Der Co-Administrator verliert alle seine Rechte, die ihm bei seiner Ernennung zugeteilt wurden. Hat er allerdings bereits zuvor bestimmte Rechte (z.B. das Hinzufügen von Inhalten zu einem bestimmten Ordner) erhalten, bleiben diese Rechte bestehen.

Gruppen, denen Sie angehören

  1. Nach einer Gruppe suchen
    Klicken Sie auf Eine Gruppe finden in der Menüleiste. Benutzen Sie mindestens zwei der folgenden Kriterien:
    • Gruppenname: geben Sie mindestens drei aufeinander folgende Buchstaben ein, die im Gruppennamen enthalten sind.
    • Aktivität: Bestimmen Sie, ob es eine Businessgruppe ist oder nicht.
    • Branche: Falls es eine Businessgruppe ist, geben Sie die Branche genauer an
    • Sprache
    Hinweis: Die privaten Gruppen erscheinen nie im Suchergebnis.
  2. Einer Gruppe beitreten
    Das Verfahren hängt von der Gruppenart ab:
    • Offene Gruppen
      Sie sind im Gruppenverzeichnis aufgeführt. Suchen Sie und klicken Sie auf Beitreten.
    • Geschlossene Gruppen
      Sie sind auch im Gruppenverzeichnis aufgeführt. Suchen Sie und senden Sie eine E-Mail an den Gruppenadministrator, dessen E-Mail-Adresse in der Gruppenbeschreibung erscheint.
    • Private Gruppen
      Nach diesen Gruppen kann nicht gesucht werden: Sie müssen vom Administrator eingeladen werden, einer solchen Gruppe beizutreten.
  3. Eine Gruppe verlassen
    Bevor Sie eine Gruppe verlassen, sollten Sie die spezifischen Zugriffsrechte, die Sie einigen Gruppenmitgliedern gewährt haben, aufheben: Lesen Ihrer Termindetails, Hinzufügen von Terminen zu Ihrem Kalender, Zugriff auf Ihr Postfach usw. Sobald Sie die Gruppe verlassen haben, können Sie diese speziellen Rechte nicht mehr zurücknehmen. Zum Verlassen einer Gruppe wählen Sie Diese Gruppe verlassen.
 

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